时间管理之GTD系统
作为一名职场螺丝钉，工作上的事通常都比较单一，不涉及复杂的管理，但还是常常出现丢三落四，或是放着重要的任务不处理却忙于各种无关紧要的小事。为了改变这种状况，看了不少时间管理方面的资料，涉及有GTD、柳比歇夫时间统计法和晨间日记。今天开始，用几篇文章介绍这些方法，首先来看GTD。
GTD是Get Things Done的缩写，是David Allen提出的一套个人时间管理系统，名称是来自他的书名，中文版译为《搞定》。
相信很多人都有过这样的经历：正在做事情A的时候，突然想起事情B还没完成，如果B比A重要，可能我们就会转去做B，不幸的是，此时可能又冒出了C……如此反复，不胜其扰。
这是因为大脑的工作记忆容量是有限的，对于需要思考、分析的工作任务，只能一件一件的处理。在处理某个任务时，其他待处理的任务会不时的去打扰你的工作记忆，因为潜意识中你担心把这些忘掉。所以，为了更好的投入某项任务中，我们需要把其他的任务都从大脑中清理出去。GTD的核心理念就在于此：提供一套稳定有效的方法管理这些待处理的任务，从而让你可以清空大脑，专注当下的事情。
Allen的GTD系统共5个步骤，分别是收集、整理、组织、行动、回顾。我个人倾向于把「整理」和「组织」作为一个步骤看待，形成收集、整理、行动和回顾4个步骤。下图给出了四个步骤的流程。
步骤1：收集
收集是清空大脑的第一步，也是关键一步。原则上，所有在你大脑中出现的，你希望记住的或是接来要做的事都应该记录下来，扔进上图中的「工作篮」，典型的比如：
- 老板临时派给你的任务
- 项目A整体方案设计
- 跟合作方确认某个需求
- 朋友介绍的一部好电影，将来有机会看看
- 中秋节，给家里打个电话
- 微博上看到的一篇段子
- 用支付宝还信用卡账单
……
步骤2：整理
如果流程走起来后，每天应该会收集到大量的资料和事情，因此需要相应时间来整理这些任务。从图中，我们可以看到：
- 收集到工作篮中的事项，可以分为下面几类：
- 近期任务：即图中的「下一步」。比如跟合作方确认某个需求。
- 愿望清单：即图中的备忘录。将来某天可能会做，但不确定，比如朋友介绍的好电影，将来有机会看看。
- 参考资料：不需要行动，只是单纯的资料收集，比如微博上看到的一篇段子。
- 垃圾信息：因为收集的时候强调随时随地，把任何想到的东西都记录下来，所以可能有些是垃圾，就可以直接删掉。
- 经过刚刚的分类整理后，除了近期任务，其他的内容短期内容均可不必关注。所以，接下来只需要对近期任务进步分解：
- 2分钟任务：马上行动，比如支付宝还信用卡账单。
- 简单任务：就是指一步即可完成的任务，分两种情况：①如果是委派他人，则只需要设计截止日期，定时跟踪即可；②如果需要自己完成，有具体日期，则放进日程，比如会议；没有日期的，则作为一项简单任务，放进任务清单。
- 复杂任务：也就是一步完成不了的任务，需要先进行分解，然后再走上面的「2分钟任务」和「简单任务」的流程。
步骤3：行动
经过步骤2的整理，最初收集的所有事项，他们的命运不外乎这六个：垃圾信息（删除）、备忘录、参考资料、日程安排、任务列表、委派他人。其中垃圾信息和参考资料不需要行动，剩下四个情况如下：
- 备忘录：近期不需要行动，因为是将来可能要做的，可能每月检查一下，是否有需要近期完成的。
- 日程安排：确定的时间点上才需要行动，设置提醒即可。
- 委派他人：只需要定时跟踪。
- 任务列表：这个就是近期行动的重点了。
至此，我们需要做什么事情就一目了然了。任务列表是接下来的行动，日程安排、委派他们的都只需要定时提醒去做。备忘录则可以每隔一段时间检查一遍。
步骤4：回顾
平时有稍微学习过时间管理或任务管理的，都应该明白回顾的重要性。GTD系统也不例外。注意以下几点：
- 需要在不同的周期上回顾，至少要做到每日、每周和每月回顾。
- 每天的整理和回顾通常可以一起做。
- 因为有每天的回顾，可以从日程安排、委派他人、任务列表三项中挑选出次日的任务并确认优先级，次日的工作就能变的井井有条了。
最后，谈谈自己实践过程中的一点感悟：
- 初期，随时随地的收集非常困难，这个习惯的培养需要一定的时间，如果做不到百分之百的收集，就没有信心清空大脑，专注当下的事。
- 整理这一步，有两点需要注意：①每天都需要做；②复杂任务的分解，一定要细到每个子任务都是可以一步完成的。
- 回顾同样要每天必做。同时确认好次日的任务，到了第二天，除了这些任务，其他的事都可以不用想，专心做事。
注：文中图片来源网络，侵删。
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