SKYue

时间管理之GTD系统

作为一名职场螺丝钉,工作上的事通常都比较单一,不涉及复杂的管理,但还是常常出现丢三落四,或是放着重要的任务不处理却忙于各种无关紧要的小事。为了改变这种状况,看了不少时间管理方面的资料,涉及有GTD、柳比歇夫时间统计法和晨间日记。今天开始,用几篇文章介绍这些方法,首先来看GTD。

GTD是Get Things Done的缩写,是David Allen提出的一套个人时间管理系统,名称是来自他的书名,中文版译为《搞定》。

相信很多人都有过这样的经历:正在做事情A的时候,突然想起事情B还没完成,如果B比A重要,可能我们就会转去做B,不幸的是,此时可能又冒出了C……如此反复,不胜其扰。

这是因为大脑的工作记忆容量是有限的,对于需要思考、分析的工作任务,只能一件一件的处理。在处理某个任务时,其他待处理的任务会不时的去打扰你的工作记忆,因为潜意识中你担心把这些忘掉。所以,为了更好的投入某项任务中,我们需要把其他的任务都从大脑中清理出去。GTD的核心理念就在于此:提供一套稳定有效的方法管理这些待处理的任务,从而让你可以清空大脑,专注当下的事情。

Allen的GTD系统共5个步骤,分别是收集、整理、组织、行动、回顾。我个人倾向于把「整理」和「组织」作为一个步骤看待,形成收集、整理、行动和回顾4个步骤。下图给出了四个步骤的流程。

图1  GTD的收集、整理和行动

步骤1:收集

收集是清空大脑的第一步,也是关键一步。原则上,所有在你大脑中出现的,你希望记住的或是接来要做的事都应该记录下来,扔进上图中的「工作篮」,典型的比如:

  • 老板临时派给你的任务
  • 项目A整体方案设计
  • 跟合作方确认某个需求
  • 朋友介绍的一部好电影,将来有机会看看
  • 中秋节,给家里打个电话
  • 微博上看到的一篇段子
  • 用支付宝还信用卡账单

……

步骤2:整理

如果流程走起来后,每天应该会收集到大量的资料和事情,因此需要相应时间来整理这些任务。从图中,我们可以看到:

  1. 收集到工作篮中的事项,可以分为下面几类:
  2. 近期任务:即图中的「下一步」。比如跟合作方确认某个需求。
  3. 愿望清单:即图中的备忘录。将来某天可能会做,但不确定,比如朋友介绍的好电影,将来有机会看看。
  4. 参考资料:不需要行动,只是单纯的资料收集,比如微博上看到的一篇段子。
  5. 垃圾信息:因为收集的时候强调随时随地,把任何想到的东西都记录下来,所以可能有些是垃圾,就可以直接删掉。

  6. 经过刚刚的分类整理后,除了近期任务,其他的内容短期内容均可不必关注。所以,接下来只需要对近期任务进步分解:
  7. 2分钟任务:马上行动,比如支付宝还信用卡账单。

  8. 简单任务:就是指一步即可完成的任务,分两种情况:①如果是委派他人,则只需要设计截止日期,定时跟踪即可;②如果需要自己完成,有具体日期,则放进日程,比如会议;没有日期的,则作为一项简单任务,放进任务清单。

  9. 复杂任务:也就是一步完成不了的任务,需要先进行分解,然后再走上面的「2分钟任务」和「简单任务」的流程。

步骤3:行动

经过步骤2的整理,最初收集的所有事项,他们的命运不外乎这六个:垃圾信息(删除)、备忘录、参考资料、日程安排、任务列表、委派他人。其中垃圾信息和参考资料不需要行动,剩下四个情况如下:

  • 备忘录:近期不需要行动,因为是将来可能要做的,可能每月检查一下,是否有需要近期完成的。
  • 日程安排:确定的时间点上才需要行动,设置提醒即可。
  • 委派他人:只需要定时跟踪。
  • 任务列表:这个就是近期行动的重点了。

至此,我们需要做什么事情就一目了然了。任务列表是接下来的行动,日程安排、委派他们的都只需要定时提醒去做。备忘录则可以每隔一段时间检查一遍。

步骤4:回顾

平时有稍微学习过时间管理或任务管理的,都应该明白回顾的重要性。GTD系统也不例外。注意以下几点:

  • 需要在不同的周期上回顾,至少要做到每日、每周和每月回顾。
  • 每天的整理和回顾通常可以一起做。
  • 因为有每天的回顾,可以从日程安排、委派他人、任务列表三项中挑选出次日的任务并确认优先级,次日的工作就能变的井井有条了。

最后,谈谈自己实践过程中的一点感悟:

  • 初期,随时随地的收集非常困难,这个习惯的培养需要一定的时间,如果做不到百分之百的收集,就没有信心清空大脑,专注当下的事。
  • 整理这一步,有两点需要注意:①每天都需要做;②复杂任务的分解,一定要细到每个子任务都是可以一步完成的。
  • 回顾同样要每天必做。同时确认好次日的任务,到了第二天,除了这些任务,其他的事都可以不用想,专心做事。

注:文中图片来源网络,侵删。

凑满字数:1804

Code

共有7篇文章

Diary

共有54篇文章

Movie

共有22篇文章

Poetry

共有2篇文章

Read

共有9篇文章

Repost

共有4篇文章

Review

共有12篇文章

Tech

共有28篇文章

Trade

共有25篇文章

Travel

共有8篇文章

2019

共有7篇文章

2018

共有34篇文章

2017

共有23篇文章

2016

共有89篇文章

2015

共有18篇文章