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时间管理之GTD系统

作为一名职场螺丝钉,工作上的事通常都比较单一,不涉及复杂的管理,但还是常常出现丢三落四,或是放着重要的任务不处理却忙于各种无关紧要的小事。为了改变这种状况,看了不少时间管理方面的资料,涉及有GTD、柳比歇夫时间统计法和晨间日记。今天开始,用几篇文章介绍这些方法,首先来看GTD。

GTD是Get Things Done的缩写,是David Allen提出的一套个人时间管理系统,名称是来自他的书名,中文版译为《搞定》。

相信很多人都有过这样的经历:正在做事情A的时候,突然想起事情B还没完成,如果B比A重要,可能我们就会转去做B,不幸的是,此时可能又冒出了C……如此反复,不胜其扰。

这是因为大脑的工作记忆容量是有限的,对于需要思考、分析的工作任务,只能一件一件的处理。在处理某个任务时,其他待处理的任务会不时的去打扰你的工作记忆,因为潜意识中你担心把这些忘掉。所以,为了更好的投入某项任务中,我们需要把其他的任务都从大脑中清理出去。GTD的核心理念就在于此:提供一套稳定有效的方法管理这些待处理的任务,从而让你可以清空大脑,专注当下的事情。

Allen的GTD系统共5个步骤,分别是收集、整理、组织、行动、回顾。我个人倾向于把「整理」和「组织」作为一个步骤看待,形成收集、整理、行动和回顾4个步骤。下图给出了四个步骤的流程。

图1  GTD的收集、整理和行动

步骤1:收集

收集是清空大脑的第一步,也是关键一步。原则上,所有在你大脑中出现的,你希望记住的或是接来要做的事都应该记录下来,扔进上图中的「工作篮」,典型的比如:

  • 老板临时派给你的任务
  • 项目A整体方案设计
  • 跟合作方确认某个需求
  • 朋友介绍的一部好电影,将来有机会看看
  • 中秋节,给家里打个电话
  • 微博上看到的一篇段子
  • 用支付宝还信用卡账单

……

步骤2:整理

如果流程走起来后,每天应该会收集到大量的资料和事情,因此需要相应时间来整理这些任务。从图中,我们可以看到:

  1. 收集到工作篮中的事项,可以分为下面几类:
  2. 近期任务:即图中的「下一步」。比如跟合作方确认某个需求。
  3. 愿望清单:即图中的备忘录。将来某天可能会做,但不确定,比如朋友介绍的好电影,将来有机会看看。
  4. 参考资料:不需要行动,只是单纯的资料收集,比如微博上看到的一篇段子。
  5. 垃圾信息:因为收集的时候强调随时随地,把任何想到的东西都记录下来,所以可能有些是垃圾,就可以直接删掉。

  6. 经过刚刚的分类整理后,除了近期任务,其他的内容短期内容均可不必关注。所以,接下来只需要对近期任务进步分解:
  7. 2分钟任务:马上行动,比如支付宝还信用卡账单。

  8. 简单任务:就是指一步即可完成的任务,分两种情况:①如果是委派他人,则只需要设计截止日期,定时跟踪即可;②如果需要自己完成,有具体日期,则放进日程,比如会议;没有日期的,则作为一项简单任务,放进任务清单。

  9. 复杂任务:也就是一步完成不了的任务,需要先进行分解,然后再走上面的「2分钟任务」和「简单任务」的流程。

步骤3:行动

经过步骤2的整理,最初收集的所有事项,他们的命运不外乎这六个:垃圾信息(删除)、备忘录、参考资料、日程安排、任务列表、委派他人。其中垃圾信息和参考资料不需要行动,剩下四个情况如下:

  • 备忘录:近期不需要行动,因为是将来可能要做的,可能每月检查一下,是否有需要近期完成的。
  • 日程安排:确定的时间点上才需要行动,设置提醒即可。
  • 委派他人:只需要定时跟踪。
  • 任务列表:这个就是近期行动的重点了。

至此,我们需要做什么事情就一目了然了。任务列表是接下来的行动,日程安排、委派他们的都只需要定时提醒去做。备忘录则可以每隔一段时间检查一遍。

步骤4:回顾

平时有稍微学习过时间管理或任务管理的,都应该明白回顾的重要性。GTD系统也不例外。注意以下几点:

  • 需要在不同的周期上回顾,至少要做到每日、每周和每月回顾。
  • 每天的整理和回顾通常可以一起做。
  • 因为有每天的回顾,可以从日程安排、委派他人、任务列表三项中挑选出次日的任务并确认优先级,次日的工作就能变的井井有条了。

最后,谈谈自己实践过程中的一点感悟:

  • 初期,随时随地的收集非常困难,这个习惯的培养需要一定的时间,如果做不到百分之百的收集,就没有信心清空大脑,专注当下的事。
  • 整理这一步,有两点需要注意:①每天都需要做;②复杂任务的分解,一定要细到每个子任务都是可以一步完成的。
  • 回顾同样要每天必做。同时确认好次日的任务,到了第二天,除了这些任务,其他的事都可以不用想,专心做事。

注:文中图片来源网络,侵删。

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